Portfoliomanagement ist eine wesentliche Methode zur Unternehmenssteuerung. Das Portfoliomanagement identifiziert, bewertet und priorisiert die Investitionen (z.B. Projekte) eines Unternehmens. Investitionen sind berechtigt, wenn dadurch ein wirtschaftlicher oder strategischer Ergebnisbeitrag zu erwarten ist.

Das Portfoliomanagement ist dafür zuständig, die Taktik auszuwählen, um die strategischen Ziele des Unternehmens zu verfolgen und zu erfüllen. Die Projektlandschaft eines Unternehmens spiegelt die Taktik wider, wie die Strategie umgesetzt wird. Somit setzt sich das Portfoliomanagement unter anderem mit folgenden Fragen auseinander: Welche Projekte können einen wichtigen Beitrag zu unserer Unternehmensstrategie anbieten? Welchen Nutzen versprechen wir uns von einem Projekt? Welche Risiken sind damit verbunden und sind wir bereit diese einzugehen? Welche Projekte sollen zur Ausführung freigegeben werden? Welche Projekte tragen weiterhin zum Portfolioerfolg bei? Während der Durchführungsphase werden die Projekte dann laufend am gewünschten Portfolioerfolg gemessen. Bei Bedarf werden neue Projekte beantragt oder Veränderungen der Rahmenbedingungen vorgenommen. Manche Projekte werden neu priorisiert, andere werden sogar komplett gestoppt. Alle diese Aktivitäten benötigen Ressourcen und sind insofern Investitionen.

Die Globalisierung und die schnell wechselnde Umgebung bieten viele Chancen und stellen auch besondere Herausforderungen an die Unternehmen. Sowohl die Wirtschaftlichkeit wie auch die Wettbewerbsfähigkeit müssen sichergestellt werden. Die zunehmende Geschwindigkeit stellt aktuelle Geschäftsmodelle in Frage und erfordert schnelle Anpassungen. Strategie und Taktik benötigen häufige Überprüfung und ggf. eine entsprechende Korrektur. Aufgrund der Ungewissheit in einer sich permanent verändernden Landschaft erhält Agilität im Rahmen von Portfoliomanagement immer mehr Relevanz. Je mehr Resilienz ein Unternehmen zeigt, desto wettbewerbsfähiger kann es bleiben. Mit Veränderungen umgehen zu können, ist ein wesentlicher Faktor für Erfolg, der sich auch im Portfoliomanagament widerspiegelt.

Die Prinzipien für Agiles Portfoliomanagement entsprechen – in angepassten Art und Weise –  den Prinzipien für Agiles Projektmanagement:

• Gemeinsames Verständnis der strategischen Vision und der Ziele, was für Engagement auf allen Ebenen der Organisation sorgt
• Kontinuierliches Überprüfen, ob der erwartete Nutzen tatsächlich erreicht wird
• Transparenz, die Vertrauen schafft und als Fundament fürs Treffen von passenden Entscheidungen
• Der Mensch steht im Mittelpunkt
• Offene, aktive und respektvolle Kommunikation

Ein wesentlicher Teil von Portfoliomanagement ist Projektportfoliomanagement. Dabei müssen wir vier Elemente berücksichtigen: Das gesamte Unternehmensportfolio, die Kapazitäten, die Projekte und die Ressourcen. Das Portfoliomanagement, wie besprochen, unterstützt den Auswahl- und Priorisierungsprozess in Bezug auf Zielvorgaben; dazu leitet es die notwendigen Anpassungen auf Ebene der einzelnen Projekte bzw. Korrekturen von

Strategien und Zielvorgaben ein. Das Kapazitätsmanagement sorgt dafür, dass die passende Menge an Ressourcen vorhanden ist und für die notwendige Personalentwicklung Maßnahmen getroffen werden. Das Projektmanagement ist für die Umsetzung der Projekte und deren Qualität zuständig. Das Ressourcenmanagement kümmert sich um das „wer/wann genau“: Welcher Mitarbeiter soll für welches Projekt wann eingesetzt werden.

Die ersten zwei Elemente (Portfolio- und Kapazitätsmanagement) entsprechen der strategischen Ebene des Unternehmens, während Projekt- und Ressourcenmanagement der operativen Ebene zugeordnet sind. Die Definition von Prozessen und Schnittstellen,  die einen gesunden Informationsfluss sicherstellt und Möglichkeiten fürs (Um)lenken ermöglicht, ist wesentlich für erfolgreiche Ergebnisse. Mindestens genauso wichtig ist eine Unternehmenskultur mit dem passenden Mindset. Der Bedarf nach schnellen Reaktionen und kurzen Entscheidungswegen spricht für schlanke und flexible Prozesse, die agile Methodologien und Mindsets wie Lean unterstützen. Kennen Sie den Unterschied zwischen „Being agile“ und „Doing agile“? Agiles Projektportfoliomanagement funktioniert, wenn alle Mitarbeiter inklusive der Geschäftsführung die Prinzipien leben und diese durch Prozesse unterstützt werden. Der etablierte Standard SAFe (Scaled Agile Framework) wird heute in immer mehr Agilen Organisationsformen übernommen.

Fazit: Projektportfoliomanagement ist sowohl ein Faktor für den Erfolg im Unternehmen wie auch eine große Herausforderung, die Professionalität und Engagement benötigt.